Dernier rappel : il est encore temps de digitaliser la fonction RH de votre entreprise
La digitalisation, qu’est-ce que c’est ?
Digitalisation, est LE terme important de cette année pour l’entreprise en général mais pour la fonction RH plus particulièrement car elle devra réussir sa mutation mais également accompagner la transformation de l’entreprise toute entière.
Ce mot-valise englobe de nombreuses choses : du changement plus ou moins profond du fonctionnement de l’entreprise, en passant par les outils de la transition numérique, les méthodes de formation (mooc, e-learning, etc.) et de recrutement, mais aussi l’évolution des méthodes de travail et de management.
De nombreuses entreprises ont déjà sautées le pas et mis en place des initiatives digitales mais il reste encore beaucoup de travail : environ 41% des entreprises n’ont pas encore commencé leur transformation pour aller vers le numérique (enquête de février 2016 – Comundi).
Un changement trop lent
Même si la transformation digitale est décrite comme une réelle opportunité par de très nombreux responsables RH, le changement se fait très lentement. Ceci est surtout lié à des freins culturels (pas dans les priorités, peur du changement, etc.) et organisationnels (compétences de l’entreprise, technologie, compréhension des usages, etc.)
Malgré ces freins, de nombreux professionnels de la fonction RH estiment que la digitalisation améliore réellement le service apporté par leur fonction et qu’elle valorise la fonction RH au sein de l’entreprise.
De nombreuses opportunités et beaucoup de points positifs
La digitalisation RH facilite grandement le quotidien des entreprises, que ce soit pour les salariés ou les responsables RH. Libérés des tâches administratives chronophages comme l’enregistrement des congés, traitement des notes de frais, archivage des bulletins de paie, etc., ceux-ci consacrent plus de temps à la partie noble de leur métier : la découverte et le développement des nouveaux talents.
Pour passer du papier au numérique, les entreprises doivent s’appuyer sur un
système d’information de gestion des ressources humaines (SIRH). Selon le baromètre RH 2014 Bodet Software, 34% des entreprises sont déjà équipées d’un tel système. Ce taux atteint même 65% pour les grandes entreprises (+ de 250 salariés). Pour les autres, il est grand temps de passer cette étape et de commencer à s’équiper car un tel système simplifie la fonction RH dans de nombreux domaines :
la gestion de la paie
la gestion du temps de travail
les tableaux de bord sociaux
les entretiens annuels
la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC), etc.
La digitalisation : une place tout le long de la vie du salarié dans l’entreprise
La digitalisation prend sa place dès le recrutement du salarié. En effet, de nos jours internet est le nouvel eldorado des recruteurs. De plus en plus de jeunes diplômés s’inscrivent sur des réseaux sociaux professionnels comme LinkedIn, Viadeo, Facebook ou Twitter et cherchent à consulter les pages des entreprises sur ces mêmes réseaux avant de postuler à une offre. Ces réseaux encouragent aussi la cooptation et la diffusion rapide d’une offre.
Ce phénomène a vu l’apparition de nouveaux métiers tel le community management RH, le responsable de la stratégie digitale, etc. La tendance actuelle va aussi vers les Curriculum Vitae d’un nouveau genre, eux aussi dématérialisé, sous forme de CV interactifs ou encore de vidéo de présentation du candidat.
Lors de la phase d’intégration d’un nouveau salarié la digitalisation a une importance. Elle permet par exemple de mettre à disposition du nouvel arrivant divers document numérique pour découvrir son environnement de travail, ses collègues, etc. Il est également possible de lui donner accès à un « serious game » en ligne lui permettant, par exemple, de découvrir son futur poste de travail et ses missions.
Au moment de l’entretien professionnel ou pour le préparer, là encore, la digitalisation montre son importance. En effet, il est possible de remettre un questionnaire numérique aux salariés et de récupérer facilement les résultats afin de faire évoluer les tableaux de bord sociaux. Vous pourrez ainsi identifier plus rapidement les besoins en formation de votre personnel et l’anticiper plus facilement.
La formation professionnelle prend elle aussi un nouveau visage du côté de la digitalisation. La tendance de l’e-learning, laisse peu à peu place à des MOOC (Massive Open Online Courses) en tout genre. Ces modules permettent de former les personnels au sein même de votre structure, ce qui en facilite grandement l’organisation (gain de temps et d’argent). Ils permettent également aux salariés de décider lui-même de se former à une nouvelle discipline.
A cela, s’ajoute les plateformes de Knowledge Management (KM) au sein même des entreprises et des communautés de pratique qui rendent plus simple le partage de compétences.
La GPEC se réinvente aussi avec la digitalisation car elle peut s’appuyer sur les diverses données récoltées par le SIRH ce qui permet aux équipes RH d’avoir une posture prédictive concernant les besoins de l’entreprise en termes d’embauche ou de formation.
Dans les prochaines années, la digitalisation devrait poursuivre son essor surtout avec l’arrivée de la DSN qui remplace un grand nombre de déclarations sociales des entreprises. A plus long terme, devraient se généraliser la signature électronique des contrats, le suivi informatisé des salariés (formation, congés, rémunération, etc) et les coffre-fort électroniques.
Des défis à relever par les RH
Pour accompagner la transformation digitale de leur fonction, les équipes RH auront trois défis à relever :
-S’approprier les nouvelles pratiquent et les nouveaux métiers issus du digital,
-Se positionner en interne face aux Directions Marketing et SI qui gèrent très souvent le domaine digital des entreprises,
-Passer du rôle de gestionnaire du personnel à celui de vecteur de l’innovation ce qui est sans doute le plus gros challenge des RH qui pourront à plus ou moins long termes devenir les acteurs principaux de l’accompagnement des collaborateurs dans la transformation de leurs métiers.
Il n’est donc pas trop tard pour transformer la fonction RH de votre entreprise et lui permettre de devenir une fonction essentielle de la structure. Il est primordial de réaliser cette mutation dès maintenant afin de ne pas rater le coche de la dématérialisation de toutes les activités de l’entreprise et reste concurrentiel.