Manager ou collaborateur : Réussissez votre entretien annuel d'évaluation
L’entretien annuel d’évaluation, aussi appelé entretien annuel ou entretien individuel, est un incontournable des fins ou débuts d’année dans les entreprises. Il permet de faire un bilan de l’année écoulée et en ouvre une autre avec de nouveaux défis à relever. Que vous soyez manager ou managé, de son succès découle de nombreuses perspectives à l’échelle individuelle comme de l’équipe. Comment réussir un entretien annuel d’évaluation ? Les clés du succès sont à découvrir dans cet article.
La préparation est une clé de réussite de l’entretien annuel d’évaluation
La préparation de l'entretien annuel d’évaluation est essentielle, tant pour le manager (vous pouvez consulter notre article 7 trucs pour bien préparer l'entretien annuel de vos collaborateurs) que pour le collaborateur (à lire sur ce sujet Préparer un entretien annuel).
Pour le manager, il est donc nécessaire de prendre rendez-vous au moins 15 jours avant l'entretien et de fournir à son interlocuteur tous les éléments pour que chacun puisse préparer cet entretien dans les meilleures conditions. C’est aussi le moment pour le manager d’expliquer pourquoi cet exercice est mis en place. S’il n’existe pas de forme préconçue pour l’entretien annuel d’évaluation où tout dépend de la culture de chaque société et des fonctions occupées par l'intéressé, ce sont les mêmes questions qui reviennent. Côté manager, comment expliques-tu les difficultés que vous avez pu éprouver dans telle ou telle situation ? Estimes-tu avoir atteint tes objectifs ? Comment te vois-tu évoluer ? Et côté management, les questions tournent le plus souvent autour des conditions de travail, des « récompenses » méritées ou de l’organisation au sein de l’équipe. Il faut donc s’y préparer, au même titre qu’on se prépare à un entretien d’embauche.
Le jour J, quelques minutes avant le début de l’entretien annuel d’évaluation, il faut savoir se préparer psychologiquement en prenant le temps de se concentrer quelques instants, ne serait-ce que pour pouvoir relire ses notes. Il est donc important de ne pas enchaîner les entretiens les uns après les autres.
Pour réussir son entretien annuel d’évaluation, au tout début de la rencontre, la phase d'accueil est essentielle : il faut y montrer sa disponibilité et le plaisir que l'on a à vivre cet entretien, notamment en éteignant son téléphone.
Briller lors de l’entretien annuel d’évaluation grâce à sa capacité d’analyse
Un entretien annuel réussi est celui dans lequel les deux parties en sorte grandis : un bilan constructif de l’année écoulé a été fait et des objectifs pour l’année à suivre ont été pris.
Il est attendu du collaborateur qu’il prenne de la hauteur sur son travail et qu’il en tire des enseignements, qu’ils soient bons ou mauvais. Il est important de souligner que les échecs peuvent être des leviers de réussite s’ils sont compris.
De son côté, le manager doit veiller à rassembler les éléments, si possible positifs mais également négatifs, qui ont marqué l’année dans son intégralité. Cet exercice appelle à des compétences de synthèse et d’analyse. Le piège pour lui est de ne pointer que ce qui ne va pas ou à l’inverse d’omettre les échecs par peur de braquer son interlocuteur. La franchise et le tact sont des qualités importantes pour s’assurer de la réussite de l’entretien annuel d’évaluation.
Ne jamais parler sous le coup de l’émotion pour un entretien annuel d’évaluation réussi
Le proverbe selon laquelle « il faut tourner 7 fois sa langue dans sa bouche avant de parler » illustre parfaitement ce commandement selon laquelle, en entretien annuel d’évaluation il ne faut jamais parler sous le coup de l’émotion. Tout simplement pour ne pas vite regretter des paroles sorties un peu trop vite.
L’entretien annuel d’évaluation ne constitue en aucun un exutoire. Il doit être le moyen de trouver ensemble des axes de progression. Attention à ne pas vider son sac ou tenter de régler ses comptes. Si tous les sujets peuvent être abordés au cours de cette entretien, c’est sous réserve qu’ils soient accompagnés d'une analyse et qu’ils ne visent pas personnellement et gratuitement une autre personne.
Des deux côtés, que vous soyez manager ou managé, la règle d’or selon laquelle il ne faut jamais hausser le ton ni se montrer agressif, tout en restant le plus objectif possible afin de ne pas entrer dans une logique de confrontation, reste vraie en toutes circonstances.
Choisir le moment opportun pour demander une augmentation
S’il est inopportun pour le collaborateur de solliciter une évolution salariale d’entrée de jeu, il est tout à fait possible d’évoquer le sujet en fin d’entretien, en guise de conclusion, par exemple. Tout dépend vraiment de la culture maison. Pour mettre toutes les chances de votre côté d’obtenir une réponse favorable à votre demande, le chiffre annoncé doit être étayé. Réfléchissez en amont au montant ou au pourcentage d’augmentation que vous jugez mérité et argumentez-le.
Le conseil est le même pour le manager. Mieux vaut passer en revue l’année écoulée avant d’aborder la question du salaire, de la récompense ou de l’absence de récompense pour le collaborateur. Les résultats ou la stratégie de l’entreprise serviront à formuler votre réponse.
Informer des suites données à l’entretien annuel d’évaluation
Quelles suites à l’entretien annuel d’évaluation ? Les échanges et demandes formulées côté manager et managé ne doivent pas rester lettres mortes. Sinon l’entretien en lui-même perd tout son sens.
Formalisée le plus souvent par un compte rendu écrit, signé des deux parties (et envoyé ensuite aux services RH qui prendront le relais concernant les formalités administratives), l’évaluation, pour être pleinement utile, doit impérativement donner lieu à des engagements précis et réciproques des deux parties, on peut parler de plan d’action.
Il peut par exemple s’agir d’un deuxième entrtien à court terme dans lequel sera abordé concrètement la réponse à la demande d’augmentation faite par le collaborateur ou encore de formations proposées suite à des lacunes identifiées pour monter en compétence. Il peut aussi s’agir d’un entretien à plus long terme dans lequel un point sera fait sur l’avancée des objectifs en cours et des éventuelles difficultés rencontrées.
Comment considérer que l'entretien annuel d'évaluation est réussi ?
Comment apprécier la réussite ou non de l’entretien annuel d’évaluation qui vient de se dérouler ? Aux solutions trouvées en commun, aux propositions apportées, aux accords trouvés concernant l'évaluation de la performance et des compétences et, enfin, aux appréciations générales que feront le collaborateur et le manager. En fin d'entretien, il est nécessaire de prendre le temps de faire une synthèse et de demander au collaborateur comment il a vécu cet entretien, son impression générale sur le fond et sur la forme. Chacun doit se demander à quoi a servi l'entretien, ce qu'il en a tiré et ce qu'il a pu apporter à son interlocuteur.
Le manager doit aussi se souvenir que l'entretien annuel n'est qu'un point de passage et non une finalité. Il doit donc prévoir les prochaines échéances pour faire le point sur les engagements pris.