Comment préparer un entretien annuel d'évaluation ?
L'entretien annuel d'évaluation est un moment particulier où, en tant que manager, vous faites officiellement le point avec chacun de vos collaborateurs sur l'année écoulée et façonnez la suivante. Comment préparer cet échange afin d'en faire une rencontre constructive Ce moment d'échange entre un manager et chacun de ses collaborateurs, s'il est relativement bien perçu par les salariés, demeure cependant une source de stress non négligeable. Ce qui en fait une pratique délicate en matière de management.
En effet, les entretiens annuels d'évaluation tournent bien souvent à la simple notation et sont rarement source de motivation et de reconnaissance . D'une part, car il n'est pas simple pour un manager d'évaluer ses troupes objectivement et de manière constructive - l'exercice demande un certain recul ; d'autre part, car les enjeux et les liens interpersonnels faussent parfois les échanges.
En quoi consiste un entretien annuel d'évaluation ?
Dans la plupart des entreprises, cette rencontre annuelle est l'occasion de faire le point sur l'année écoulée tant pour le manager que pour ses collaborateurs. Un échange qui permet :
Au manager d'apprécier l'évolution des membres de son équipe, réaligner les objectifs fixés, proposer des pistes d'amélioration ou de réflexion quant à tel ou tel point spécifique afin d'optimiser l'efficacité individuelle et collective, mais également évaluer les compétences de son équipe et veiller à l'épanouissement personnel de chacun.
Au salarié de faire le point sur les missions qui lui sont confiées , échanger sur les points sensibles, analyser ses forces et faiblesses, recueillir un certain feedback sur son travail, mettre en place des actions afin de progresser davantage (formation, coaching, etc.), négocier une augmentation ou une évolution au sein de l'entreprise.
Ce moment privilégié entre le manager et chacun de ses collaborateurs se base avant tout sur une relation de confiance, une bonne connaissance des personnalités rencontrées et un suivi régulier de l'évolution de chacun depuis son entrée dans l'entreprise.
Cadre de l'entretien et intérêt
2 situations se posent à vous : vous travaillez avec votre collaborateur depuis quelques années et vous le connaissez bien ou bien ce dernier est arrivé il y a moins d'un an et cet entretien annuel d'évaluation est son premier dans l'entreprise :
Collaborateur avec ancienneté
Votre collaborateur est dans l'entreprise depuis plusieurs années. Afin de préparer au mieux cette rencontre annuelle, reprenez la dernière évaluation ainsi que tout ce qui a pu être discuté sur le sujet au cours de l'année écoulée . Prenez également le temps de noter votre sentiment général sur le travail de votre collaborateur au cours de l'année écoulée (écueils, mais surtout réussites, la rencontre doit être constructive).
Nouveau collaborateur
Votre collaborateur est arrivé dans l'entreprise au cours de l'année et n'a encore jamais été évalué par vous. Pour préparer ce premier entretien, reprenez la fiche de poste ainsi que la feuille de mission de votre collaborateur et les objectifs initialement définis. Faites le point sur les objectifs fixés ainsi que les pistes d'amélioration éventuelles (si vous avez le recul suffisant pour ce faire au vu de son ancienneté dans l'entreprise).
Documents préalables à un entretien annuel d'évaluation
Afin de mener au mieux cette rencontre, il est essentiel de travailler sur un certain nombre de documents.
Pour vous, manager
Ce mémento vous aide à appréhender l'entretien d'évaluation de manière objective et constructive. Un rappel de votre rôle dans cet exercice ainsi que le cadre dans lequel ce dernier doit se dérouler y sont souvent notifiés. Ce document peut également donner quelques explications/aides quant au remplissage de la grille d'évaluation et/ou présenter les logiciels utilisés pour l'évaluation ainsi que leur fonctionnement. Les résultats de cette évaluation devront rester confidentiels.
Pour vos collaborateurs évalués
Ce guide présente à votre collaborateur le déroulement de la rencontre, la position de l'entreprise sur ce moment privilégié, les objectifs de l'entretien ainsi qu'une présentation des méthodes et techniques d'évaluation qui seront utilisées , notamment la grille d'évaluation, ainsi qu'une aide au remplissage de cette dernière ou bien à la bonne utilisation des logiciels utilisés. Votre collaborateur pourra ainsi s'auto-évaluer de manière efficace avant votre entretien. Par ailleurs, il lui est également stipulé que les résultats resteront strictement confidentiels.