Assistante de Direction
- Lieu de travail Côte d'ivoire
- Niveau de poste Confirmé / Expérimenté
- Secteur d'activité Services
- Niveau d'étude (diplome) TS Bac +2
- Nombre de postes 01
- Type de contrat CDI| CDD
Description du poste
- Coordonner le travail de la Directrice Générale (gestion d’agenda, des Rendez-Vous) ;
- Assurer le suivi des décisions de la direction et les procédures internes ;
- Organiser les déplacements et l’accueil des visiteurs (Visas, Avions, Hôtels, etc.) ;
- Assurer la gestion du courrier et des notes de frais ;
- Organiser les réunions et les évènements internes ;
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs de la Direction Générale ;
- Tenir l’ensemble des dossiers administratifs de l’agence ;
- Gérer les stocks de fournitures de bureau ;
- Exécuter toute autre tâche selon.
RESPONSABILITES ET PRINCIPALES FONCTIONS
- Faire des points de rappel (par mail, appel, message…) à la directrice de ses différents rdv, appels à effectuer, réunions à honorer….
- Organiser les rdv de la directrice en tenant à sa disposition tous les documents importants pour ces rdv ;
- Faire le point sur l’avancement du travail, les rendez-vous prévus et les courriers à envoyer ;
- Traiter et transmettre les décisions, les notes de service à l’ensemble du personnel ;
- Suivre la liste de présence, gérer les absences des collaborateurs ;
- Organiser les déplacements (voyages à l’intérieur ou à l’extérieur du pays) du responsable, de collaborateurs (Visas, Hôtels……) ;
- S’occuper de l’accueil et le séjour des visiteurs de la Direction Générale dans un cadre professionnel ;
- Rédiger les courriers administratifs ;
- Gérer avec la comptabilité le remboursement des notes de frais de l’agence ;
- Préparer les différentes réunions (réunions chefs de services…) ;
- Elaborer des comptes rendus des différentes réunions, séparer les contacts et les informations secondaires de celles essentielles ;
- Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, ...) ;
- Effectuer la frappe de documents, le traitement du courrier et la gestion des messages électroniques ;
- Gérer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs de la direction générale ;
- Assurer la tenue de l’ensemble des dossiers administratifs;
- Chargée de la gestion des stocks de fournitures de bureau.
LE PROFIL IDEAL RECHERCHE FORMATION
- De Formation supérieure Bac+2 en Assistanat de Direction, Secrétariat ou dans un domaine équivalent, vous justifiez d’un minimum de 2 années d’expérience professionnelle à une fonction similaire.
- Aisance rédactionnelle pour rédiger tout type de courrier émanant de la Direction Générale ;
- Disponibilité, patience et capacité d’écoute pour recueillir toutes les attentes clients ;
- Discrétion, efficacité ;
- Analyse et gestion des demandes d’information ;
- Capacité d’organisation ;
- Aptitude à travailler en équipe ;
- Techniques de secrétariat ;
- Méthodes de classement et d’archivage ;
- Techniques de prise de notes ;
- Techniques de gestion administrative ;
- Excellente expression orale ;
- Maîtrise des outils de bureautiques (Word, Excel, PowerPoint…) ;
- Utilisation des modes de communication (téléphone, fax, messagerie, agenda électronique…