Des problèmes au bureau ? Résolvez-les de façon créative
Il est souvent impossible d’éviter les problèmes au bureau. Peu importe la fonction que vous exercez ou le secteur au sein duquel vous évoluez, vous devrez tôt ou tard faire face à des problèmes : un client mécontent, une panne informatique, des oublis,… Comment gérer cela comme il se doit ?
5 conseils pour résoudre des problèmes au bureau
1. N’essayez pas de fuir le problème
Certains problèmes, comme par exemple un système défectueux rendant le travail impossible, ne peuvent être ignorés ou dissimulés. D'autres, comme les plaintes de clients, une insatisfaction au sein du personnel ou des soucis de communication sont parfois mis de côté car ils demandent du temps pour être résolus. Evitez de jouer à l’autruche : lorsqu’un problème se produit fréquemment, corrigez-le. De cette façon, tout le monde parviendra à travailler plus facilement et de manière plus agréable.
2. Pensez à long terme
Il est relativement facile de résoudre les problèmes au cas par cas. En revanche, vous ne solutionnerez rien à long terme. Effectuez des recherches sur les causes des problèmes et remontez jusqu’à leur source afin de trouver des solutions permanentes et durables. Faites participer toutes les parties prenantes afin de pouvoir examiner le problème sous différents angles. Rappelez-vous que la solution la plus évidente n’est pas toujours la meilleure.
3. Concentrez-vous sur la solution, pas sur le coupable
Quand quelque chose va mal au travail, les gens essaient souvent de se couvrir. Ils nient être impliqués dans les erreurs ou les problèmes. Pire encore, ils déchargent la responsabilité sur quelqu'un d'autre. Cela peut parfois s’avérer nécessaire pour démasquer un 'coupable', surtout lorsque l’erreur se produit fréquemment et entrave la productivité générale. Le plus important est de créer des conditions permettant de réduire un maximum les risques d'erreurs ou de problèmes.
4. Regardez plus loin que votre propre entreprise
De nombreux problèmes comme la baisse de productivité ou les troubles communicationnels apparaissent dans diverses entreprises. Cela vaut la peine d'examiner comment d’autres personnes parviennent à les résoudre, et ce même en dehors de votre secteur. De plus, vous ne vous retrouverez jamais seul car il existe de nombreux consultants externes ayant chacun leur propre expertise. Il passeront votre société à la loupe et vous proposeront des solutions pertinentes. Un regard nouveau qui peut faire des merveilles.
5. Evaluez
La solution retenue doit bien évidemment permettre de résoudre le problème. Analysez également si la décision, par exemple une nouvelle façon de travailler, n’entraîne pas de nouveaux problèmes. Evaluez si elle est viable pour tout le monde. Ne demande-t-elle pas trop d’efforts ou de temps ? Modifie-t-elle les conditions de travail ? C’est uniquement en analysant la solution et en effectuant les ajustements nécessaires que vous assurerez que le problème ne se reproduise plus à l'avenir.