Comment onboarder à distance vos futures recrues ?
Une fois que l’on a recruté à distance, il faut penser à l’onboarding ! L’intégration d’un nouveau salarié en période de confinement reste possible grâce aux outils digitaux. Voici 5 actions à mettre en place pour bien onboarder à distance.
1. Rassemblez les pièces administratives
Une grande partie des détails administratifs peuvent se régler à distance : la collecte des documents essentiels (pièce d’identité, RIB, diplômes) par mail, la signature électronique du contrat, la création de son adresse mail… La déclaration préalable à l’embauche, la mise en place de la mutuelle d’entreprise, la réservation de sa voiture de fonction, la planification de la visite médicale et l’affiliation du futur salarié à l’organisme de retraite peuvent également être réalisées à distance, à condition que les différents interlocuteurs maintiennent leur activité pendant le confinement.
2. Préparez son livret d’accueil
Pour immerger le nouveau salarié dans la culture de l’entreprise, partagez avec lui votre vision et vos valeurs, préparez-lui un livret d’accueil digitalisé. Vous pouvez y inclure un trombinoscope de l’équipe, une description des outils utilisés, le règlement interne, les horaires, les procédures, un annuaire du personnel, des documents relatifs à son poste, des plaquettes produits, les « frequently asked questions »… Il s’imprègnera ainsi plus facilement de l’image de l’entreprise et se sentira fin prêt à intégrer votre équipe le jour-J.
3. Désignez un tuteur
Choisissez parmi votre équipe le parrain ou tuteur de votre future recrue et mettez-les en relation par visioconférence pour qu’ils fassent connaissance. Le parrain aura pour mission d’expliquer au nouvel arrivant son poste de travail, le fonctionnement de l’entreprise et de répondre à ses questions. Il est donc nécessaire de briefer ce salarié en amont sur le programme d’intégration.
4. Organisez la première journée
La première journée est un moment clé de l’onboarding. Il s’agit de faire bonne impression ! Prévenez l’ensemble des employés de l’arrivée de la nouvelle recrue, en le présentant dans un petit mail informatif. Il se sentira mieux accueilli si tout le monde sait déjà qui il est. Et pour que tout le monde puisse faire connaissance malgré le confinement, organisez un café ou un déjeuner en visioconférence dès son premier jour de travail, chacun depuis son domicile, en utilisant Google Hangout, Zoom, Skype ou U Meetings. Chaque employé pourra se présenter et expliquer son rôle au sein de l’entreprise au nouveau collaborateur. Cela renforcera la cohésion au sein de l’équipe et créera un sentiment d’inclusion chez le nouveau coéquipier.
5. Communiquez régulièrement
Dans cette période particulière de confinement, le futur salarié peut être en proie à des questions diverses. Onboarder à distance, c’est aussi s’assurer d’être plus disponible pour la nouvelle recrue. Il est important de maintenir le lien pour qu’il ne se sente pas seul, pour le rassurer et répondre à ses interrogations. Plus les attentions à son égard seront personnalisées, plus il se sentira à l’aise avec votre entreprise et attendra avec impatience son premier jour de travail.