Assistante de Direction H/F

  • Nom de l'entreprise Socotra
  • Secteur d'activité Distribution, Commerce
  • Lieu de travail Côte d'ivoire
  • Date d'expiration 09 Décembre
  • Nombre de postes 01 poste ouvert
  • Niveau de poste Confirmé / Expérimenté
  • Niveau d'étude (diplome) TS Bac +2
  • Type de contrat CDI
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MISSIONS & OBJECTIFS

- Assister efficacement le Directeur Général en le déchargeant de toutes les tâches administratives ; gérer son agenda et jouer un rôle d'interface auprès des divers interlocuteurs

- Organiser et coordonner pour le Directeur Général, la transmission et la rédaction des informations du service ;

- Comptabiliser les écritures relatives aux règlements des clients et des fournisseurs ;

- Remplir les fichiers de Reporting ;

- Améliorer les procédures comptables en vigueur;

ACTIVITÉS

ACTIVITÉS PRINCIPALES

L’Assistante de Direction :

- Assiste le Directeur Général afin d'optimiser la gestion de son emploi du temps (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...)

- Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure

- Reçoit et filtre les communications téléphoniques ;

- Réceptionne les courriers et organise les rendez-vous ;

- Classe par ordre de priorité les courriers du DG et les archive si nécessaire ;

- Prépare, classe et range les dossiers dont le Directeur a besoin pour ses séances de travail de la journée ;

- Rédige les comptes rendus des réunions auxquelles elle a assisté et les envoie aux personnes concernées ;

- Réalise les commandes de matériel, de fournitures, de consommables pour le secrétariat du Directeur Général

- Gère le budget du service …

- Conçois des tableaux de bord pour la gestion comptable des activités du secrétariat du Directeur Général

ACTIVITES OCCASIONNELLES

- Remplacement des agents du service secrétariat. Pos

ENVIRONNEMENT DU POSTE

RELATIONS HIERARCHIQUES

- RATTACHEMENT HIERARCHIQUE (N+1) : Directeur Général

RELATIONS FONCTIONNELLES

- Tout le personnel ;

- Entreprises partenaires de la Société ;

- Toutes relations extérieures du Directeur Général ;

Intérim : Secrétaire/standardiste / tout agent disposant des aptitudes en secrétariat bureautique

MOYENS TECHNIQUES

- Moyens bureautiques et informatiques

- Logiciels : Word, Excel principalement ; la connaissance de PowerPoint serait un atout

CONDITIONS D'EXERCICE

- Respect des obligations de confidentialité ;

- Poste à temps complet ;

- Horaires réguliers - déplacements occasionnels ; emploi du temps dépendant de celui du Directeur Général.

PERMIS, HABILITATIONS, FORMATIONS CERTIFIEES, CONCOURS, APTITUDES PARTICULIERES

Diplôme : BTS en secrétariat de direction

Avec au moins trois ans d’expérience à ce poste.

COMPÉTENCES COMPORTEMENTALES

Rigueur, précision, respect de la hiérarchie

Discrétion, politesse, amabilité, bonne présentation

Esprit d’équipe

Sens de l’organisation, de la méthode

Transparence vis-à-vis de la Direction et des agents

Capacité à partager l’information

Réactivité

Capacité d’analyse

Diplomatie

Disponibilité

Rapidité

Résultats escomptés: 1)- Meilleure planification des RDV du Directeur ;

2)- Gestion efficiente de l'agenda du Directeur ;

3)- Bonne disposition des dossiers et des parafeurs sur le bureau du DG ;

4)-Mise à disposition en temps utile des PV de réunions ;

5)-Rédaction des correspondances de la Direction Générale ;

6)- Rapport journalier et hebdomadaires des s tâches effectuées ;…


  • Nom de l'entreprise Socotra
  • Secteur d'activité Distribution, Commerce
  • Lieu de travail Côte d'ivoire
  • Date d'expiration 09 Décembre
  • Nombre de postes 01 poste ouvert
  • Niveau de poste Confirmé / Expérimenté
  • Niveau d'étude (diplome) TS Bac +2
  • Type de contrat CDI
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