Office Coordinator

Vous ne pouvez pas postuler à une offre expirée
  • Nom de l'entrprise ENTREPRISE
  • Secteur d'activité Services
  • Lieu de travail Cotonou, Littoral, Bénin
  • Date d'expiration 31 Mars
  • Nombre de postes 01 poste ouvert
  • Niveau de poste Manager / Responsable département
  • Niveau d'étude (diplome) Master 1, Licence Bac + 4| Master 2, Ingéniorat, Bac + 5
  • Type de contrat CDD ou Mission
ENTREPRISE

  • ENTREPRISE
  • Cotonou, Littoral, Bénin
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Présentation de l’entreprise 

Une société de Conseils et de Gestion de Projets basé au Bénin, recherche dans le cadre du développement de ses activités, un(e) Office Coordinator qui jouera un rôle central dans ses opérations. La société accompagne les acteurs du public et du privé qui œuvrent dans le secteur de l’énergie en Afrique. Elle apporte des capacités de gestion de projet, de conseil et d’assistance technique à ses clients.
L’entreprise intervient dans toute l’Afrique de l’Ouest en particuliers au Bénin, Burkina Faso et Côte d’Ivoire.

Missions du poste

L’Office Coordinator s’assurera du bon fonctionnement de l’entreprise en centralisant la coordination administrative et en assurant la productivité de l’organisation. Ses missions s’articuleront aussi bien autour de thématiques liées à l’administratif, la comptabilité, aux ressources humaines, au domaine commercial et aux services généraux (logistique, approvisionnement, communications, etc.). L’Office Coordinator relèvera du Directeur Général.


Gestion Administrative

  • Coordination générale;
  • Coordination avec les partenaires de l’entreprise (fournisseurs, clients, prestataires);
  • Suivi et reporting des affaires (rapport de suivi) o Interactions régulières avec la Direction;
  • Suivi administratif des projets et missions de conseil en coordination avec les Project managers et la Direction.

Communications

  • Prise en charge des contacts téléphoniques entrants;
  • Gestion de l’agenda / organisation de réunions / des déplacements;
  • Relais de l’information dans l’entreprise : traitement du courrier entrant et sortant, gestion des mailings internes o Participation à la maintenance des outils de collaboration de l’entreprise (Skype, Dropbox, etc.);
  • Préparation et mise à jour des formats standards de la documentation de l’entreprise (compte rendu, facture, CV, etc.);
  • Classement et archivage des documents électroniques et papiers;
  • Approvisionnement et logistique o Gestion des commandes et de l’approvisionnement des fournitures consommables en coordination avec la Direction o Gestion des aspects locatifs (Bail, maintenance, mobilier, divers aménagements);
  • Gestion des contrats fournisseurs en veillant aux respects des objectifs (coûts, délais et qualité) en coordination avec la Direction;
  • Gestion des déplacements des équipes (réservation vols, hôtels, voitures, etc.);
  • Gestion du parc Informatique.

Gestion RH

  • Participation au processus de Recrutement (rédaction et lancement des offres d’emploi, réception et tri des candidatures, préparation des entretiens et participation, mise en place des contrats), prise en compte des congés en coordination avec la Direction;
  • Gestion de la Paie avec le cabinet comptable si applicable (édition des salaires par chèque, espèces ou préparation des ordres de virement, transmission des bulletins de paie).

Gestion commerciale

  • Communication externe (mise à jour du site internet, gestion des brochures commerciales…) en coordination avec la Direction;
  • Edition des factures et transmissions aux clients;
  • Tenue d’un état de paiement et gestion de l’aspect encaissement en coordination avec la comptabilité et la Direction;
  • Implication dans les démarches de prospection;
  • Participation à la veille commerciale, et à la préparation des offres de services et autres présentation commerciale.

Gestion comptable et financière

  • Tenue de la caisse (tenue du brouillard de caisse et des pièces de caisse, arrêtés mensuels);
  • Suivi des comptes bancaires avec les gestionnaires de comptes;
  • Participation à la rédaction de budget prévisionnel (annuel/semestriel) sur tous les aspects (RH, Charges, Revenus, Investissements) en coordination avec la Direction;
  • Gestion de la trésorerie mensuelle (Encaissements-Décaissements-Position en banque);
  • Gestion des factures entrantes et sortantes et suivi de la comptabilisation des opérations courantes (encaissements & décaissements) en coordination avec le cabinet comptable;
  • Gestion des relations avec les administrations fiscales (suivi / contrôles) en coordination avec le cabinet Comptable.

Profil recherché

  • Diplôme de second cycle dans une école de management, de commerce ou de communication;
  • Minimum 6 mois à 1 an d’expérience à un poste de comptable, de commercial, de logistique, d’assistance de direction ou d’assistant RH;
  • Capacité de communication orale et écrite en français;
  • Maitrise de l’anglais orale et écrit sera un atout;
  • Forte capacité à apprendre et à innover;
  • Prise d’initiatives, forte autonomie et rigueur dans le travail;
  • Capacité à travailler en équipe virtuelle;
  • Professionnalisme, Polyvalence et efficacité;
  • Bonne capacité de rédaction;
  • Grand sens de la confidentialité;
  • Esprit d’équipe et capacité à organiser, encadrer et fédérer;
  • Capacités relationnelles  Capacité de travail et à gérer plusieurs tâches
  • Disponibilité a effectué des voyages, principalement en Afrique de l’Ouest
  • Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels tels que Microsoft Word, Power Point et Excel;
  • Bonnes connaissances comptables seront un atout;
  • Connaissances dans le domaine du conseil, de l’industrie ou de l’énergie seront un atout.

Le Poste est basé à Cotonou au Bénin avec des possibilités de voyages, principalement en Afrique de l’Ouest.

Les candidatures composées d’un CV détaillé et d’une lettre de motivation avec en Objet : « Candidature au Poste de Office Coordinator Votre Nom ».


Date limite de soumission : 31 Mars 2019 à 18h 00.

Postulez en ligne.


NB : Votre CV est directement transmis par E-mail au recruteur.

 

Bonne Chance !

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  • Lieu de travail Cotonou, Littoral, Bénin
  • Date d'expiration 31 Mars
  • Nombre de postes 01 poste ouvert
  • Niveau de poste Manager / Responsable département
  • Niveau d'étude (diplome) Master 1, Licence Bac + 4| Master 2, Ingéniorat, Bac + 5
  • Type de contrat CDD ou Mission
ENTREPRISE

  • ENTREPRISE
  • Cotonou, Littoral, Bénin
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