Stagiaire Réceptionniste /Administratif (VE)

  • Nom de l'entreprise Organisation Internationale pour les Migrations (OIM) Cotonou, Bénin
  • Secteur d'activité Services
  • Lieu de travail Bénin
  • Date d'expiration 12 Octobre
  • Nombre de postes 01 poste ouvert
  • Niveau de poste Débutant / Junior
  • Niveau d'étude (diplome) Licence (LMD), Bac + 3
  • Type de contrat Stage – Temps partiel
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Organisation Internationale pour les Migrations (OIM) Cotonou, Bénin

  • Organisation Internationale pour les Migrations (OIM) Cotonou, Bénin
  • Bénin
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Termes de références

 

POUR LE RECRUTEMENT D’UN (E) STAGIAIRE RECEPTIONNISTE/ADMINISTRATIF (VE)

 

CONTEXTE

L'Organisation internationale pour les migrations (OIM) est l’agence des Nations Unies chargée des questions de migration. Forte de 173 Etats membres auxquels viennent s'ajouter 16 autres Etats ayant le statut d'observateur, et disposant de bureaux dans plus de 100 pays, elle opère étroitement avec ses partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux afin de contribuer à des migrations sûres, ordonnées et régulières. L’Organisation promeut la coopération internationale sur la scène migratoire, facilite la recherche de solutions pratiques aux problèmes migratoires et offre une assistance humanitaire aux migrants dans le besoin. L’OIM est présente à Cotonou (Bénin) depuis 2012 et à Lomé (Togo) depuis 2012.

Dans le cadre du fonctionnement de son bureau, l’OIM BENIN souhaite recruter un (e) stagiaire réceptionniste/administratif(ve) afin de l’appuyer dans l’accueil et la gestion des tâches administratives quotidiennes du Bureau.

 

OBJECTIF ET RESPONSABILITES

Le/la Stagiaire, sous la supervision du Chargé de bureau et de l’Assistant Administration et Finance, est responsable de la réception, du traitement et de la transmission des courriers/dossiers du bureau de l’OIM BENIN, y compris de l’accueil des usagers et de leur orientation, de la réponse aux appels téléphoniques, ainsi que de l’exécution d’autres tâches administratives afin d’aider le bureau dans son fonctionnement général.

 

Le/la Stagiaire sera chargé/e d’exécuter les tâches et responsabilités suivantes :

 

-          Gérer le standard du Bureau de l’OIM BENIN (Gestion des appels téléphoniques entrant et sortant) en tenant à jour le registre d’appels ;

-          Assurer l’accueil des visiteurs et la liaison avec les responsables de service à leur arrivée ;

-          Faire le suivi et l’enregistrement des courriers/dossiers entrant et sortant du Bureau de l’OIM BENIN ;

-          Tenir à jour l’agenda du Chargé de Bureau ;

-          Organiser les rendez-vous et réunions sous la coordination des responsables et participer à l’organisation des évènements du Bureau (Lancement de nouveaux projets etc.)

-          Préparer les projets de correspondances et en faire le suivi ;

-          Coordonner avec le chauffeur-Coursier la transmission des courriers externes ;

-          Coordonner le flux d’informations du Bureau et assurer la diffusion des courriers à l’interne ;

-          Rédiger les rapports et/ou compte-rendu de réunions ;

-          Créer et tenir à jour une liste de partenaires et un répertoire de numéros de téléphone ;

-          Veiller à ce que les migrants bénéficient d‘une assistance adéquate pendant leur temps d‘attente ;

-          Assister l’assistante administration et finance et l’assistant logisticien dans le suivi des inventaires du bureau ;

-          Se tenir au courant des projets et activités de l’OIM pour explications auprès des visiteurs ;

-          Assurer toute autre tâche requise par les superviseurs et nécessaire au bon fonctionnement du Bureau de l’OIM BENIN.

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCES DU STAGIAIRE

Education

·       Avoir au minimum un Diplôme d’Etudes Secondaires (BAC) avec au moins cinq (5) ans d’expériences professionnelles/stages pertinentes ; ou

·       Être titulaire d’un diplôme de Licence (BAC+3) en Secrétariat-Bureautique, Administration générale, Administration et Finance, ou tout autre diplôme dans un domaine similaire ou reconnu équivalent avec deux (2) années d’expériences professionnelles/stages pertinentes.

 

Expériences

·       Une expérience de travail dans le domaine du Secrétariat, de l’Administration, de la Logistique avec une agence des Nations Unies ou une organisation internationale est un atout ;

·       Capacité à travailler de façon autonome sous pression, capable de maintenir la précision, en prêtant attention aux détails, en respectant les délais et en travaillant avec un minimum de supervision ;

·       Disponibilité, organisation, flexibilité et fort engagement pour travailler dans des conditions difficiles liées à la mise en œuvre de plusieurs engagements d'urgence ;

·       Solides compétences interpersonnelles et interculturelles avec capacité avérée à travailler efficacement et harmonieusement en équipe.

CONNAISSANCES

·       Excellentes compétences informatiques avec la maîtrise de MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

·       Connaissance d’un SAP serait un atout.

LANGUES

 Une très bonne maitrise du français et Anglais (parlé et écrit) est requise.

COMPETENCES REQUISES

 Le/La titulaire doit démontrer les valeurs et compétences suivantes :

 

 Valeurs :

·       Inclusion et respect de la diversité : respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles ; encourager la diversité et l'inclusion dans la mesure du possible ;

·       Intégrité et transparence : maintenir les normes éthiques élevées et agir d'une manière conforme aux principes / règles et normes de conduite de l'organisation ;

·       Professionnalisme : démontrer sa capacité à travailler de manière composée, compétente et engagée et faire preuve d'un jugement prudent pour relever les défis quotidiens.

 

 Compétences :

·       Travail en équipe : développer et encourager une collaboration efficace au sein et entre les départements pour atteindre les objectifs communs et optimiser les résultats ;

·       Fournir des résultats : produire et fournir des résultats de qualité rapidement ; agit pour et s’engage à atteindre les résultats convenus ;

·       Gérer et partager le savoir : chercher continuellement à apprendre, à partager des connaissances et à innover ;

·       Responsabilité : s’approprier la réalisation des priorités de l’Organisation, et assumer la responsabilité de ses propres actions et des tâches déléguées ;

·       Communication : encourager et contribuer à une communication claire et ouverte.

 

Le cadre de compétences de l'OIM se trouve sur ce lien.

https://www.iom.int /sites/default/files/about-iom/iom_revised_ompetency_framework_external.pdf

Les compétences seront évaluées lors d'un entretien basé sur les compétences.

DUREE DU STAGE

La durée du stage est de trois (3) mois renouvelable sous la base d’une évaluation des performances.

COMMENT POSTULER

 Les candidat(e)s intéressé(e)s par cet appel à candidature sont prié(e)s d’envoyer leur CV et leur lettre de motivation à l’adresse électronique : beninvacancies@iom.int en indiquant dans l’objet de l’email le titre : « Stagiaire Réceptionniste/Administratif(ve)» avant le 27 juillet 2021.

 

  Seules les candidatures présélectionnées seront contactées

 

PAS DE FRAIS :

L'OIM n'exige aucun frais à aucune étape de son processus de recrutement (candidature, entretien, traitement, formation ou autre). L'OIM ne demande aucune information relative aux comptes bancaires.

 


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  • Lieu de travail Bénin
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  • Nombre de postes 01 poste ouvert
  • Niveau de poste Débutant / Junior
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  • Type de contrat Stage – Temps partiel
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