Entretien annuel d’évaluation : les étapes-clés
Vous souhaitez mettre en place un entretien annuel d’évaluation pour chacun de vos salariés pour faire le point sur le travail accompli, fixer de nouveaux objectifs, et permettre, selon les cas, de recadrer ou de féliciter. Comment préparer cet entretien afin que tous en cernent les objectifs ? Quelles techniques permettent de réaliser une meilleure évaluation du salarié et facilitent l’échange entre les interlocuteurs ?
1. Mettre en place l’entretien
Vous pouvez décider seul de la mise en place de ce principe d’évaluation annuelle. Toutefois, vous devez, avant la tenue de ces entretiens, informer tous vos salariés de la mise en place de cet entretien ainsi que des outils nécessaires à l’évaluation (critères de notation, grille d’évaluation, etc.). Vous en informerez également les délégués du personnel.
L’entretien d’évaluation doit vous permettre d’apprécier les performances individuelles de votre salarié sur l’année écoulée. D’après ce bilan, vous définirez des objectifs pour l’année à venir afin de développer ses performances et sa motivation. Pour votre salarié, il s’agit de savoir clairement ce que l’entreprise attend de lui, connaître ses missions, domaines de responsabilités et objectifs à atteindre.
Cet entretien annuel vient en complément de l’entretien individuel professionnel que vous devez obligatoirement tenir tous les 2 ans afin d’examiner les possibilités d’évolution professionnelle et de formation de chacun de vos salariés.
2. Préparer l’entretien
Bien préparer cet entretien annuel vous permettra de mieux faire passer vos objectifs et de visualiser plus facilement les compétences de chacun, dans un but éventuel de la gestion prévisionnelle des emplois et carrières au sein de votre entreprise.
Aussi, l’entretien doit se préparer sur une année entière et non sur les quelques jours qui le précèdent. Il convient donc d’éviter de se focaliser sur une erreur commise par le salarié la semaine précédente. De même, si un système de notation a été mis en place, ces résultats doivent vous aider à détecter les forces et les faiblesses de votre salarié, et non à le sanctionner. Le manager doit parvenir à définir l’essentiel de ce qu’il souhaite dire à son collaborateur et fonder son évaluation sur des faits précis.
Il est donc intéressant de préparer de courtes synthèses des entretiens informels qui auront eu lieu durant l’année écoulée. Ceci demande du temps et un certain investissement. Il est essentiel que vous ayez sensibilisé votre encadrement à l’intérêt de cet entretien.
Il convient donc d’établir un document de préparation, comportant normalement les éléments suivants :
- définition de la réalité du poste occupé ;
- liste de ce que le collaborateur a réussi durant l’année et les qualités qu’il a mises en oeuvre pour y parvenir ;
- liste des sources de mécontentements et des situations qui posent problème.
Il est extrêmement important que le salarié prépare également son entretien. On peut l’y aider en lui donnant une liste de questions ouvertes qui serviront de base de discussion : ressenti sur le poste, difficultés rencontrées, souhaits d’évolution des fonctions, etc.
3. Favoriser le bon déroulement de l’entretien
Il est préférable que l’entretien annuel soit animé par le supérieur direct du salarié. Si c’est un autre responsable (qui n’a pas un contact direct avec le salarié) qui s’en charge, vous déresponsabilisez et décrédibilisez le supérieur direct du salarié. C’est lui qui dirige au quotidien le salarié, qui le connaît le mieux et sait exactement quel travail il doit accomplir. Il suffit de le former et de le mettre en garde contre les risques de « copinage ». Il doit également détenir l’autorité nécessaire afin de mener à bien cet entretien.
Il n’existe pas de méthode type pour réaliser un entretien d’évaluation. En revanche, certaines façons de procéder permettent de faciliter la discussion entre le manager et son collaborateur.
Vous pouvez commencer l’entretien en évoquant la réalité quotidienne du poste tenu par le salarié et en le laissant s’exprimer sur le sujet (vous pouvez l’aider en sortant la fiche de poste et analyser la réalité au regard de ce qui était prévu initialement). Ceci permet en général de lancer la discussion et d’instaurer un climat de confiance. Vous pouvez ainsi voir si le salarié a bien compris ce que l’entreprise attendait de lui.
Il est ensuite important de faire un bilan du travail accompli :
- succès : pour analyser les compétences que le salarié a mises en oeuvre, vous pouvez lui demander ce qui se passe bien dans son travail et les raisons des réussites professionnelles accomplies. En l’aidant à les déterminer, vous permettez au salarié de systématiser les réussites. Il est toujours plus simple pour un manager de faire progresser un salarié sur ses points forts que de combler ses lacunes ;
- échecs : vous ne devez pas hésiter à dire ce qui ne va pas. La démarche doit rester constructive, car elle doit permettre au salarié de progresser. Il ne s’agit pas d’un entretien disciplinaire. Évoquer les difficultés permet de faire réfléchir le salarié à l’évolution de son poste et de ses fonctions ;
- synthèse : dans un dernier temps, vous devez être capable de synthétiser ce qui a été dit et de formuler les objectifs à atteindre (aussi bien en termes de performance, que de comportement, d’intégration à l’équipe, etc.). Il est préférable de se limiter à un ou deux axes d’amélioration pour obtenir des résultats.
4. Mettre en place un suivi de l’entretien d’évaluation
Le manager qui a réalisé l’entretien a accompli un acte de management. Il est donc essentiel que son propre supérieur hiérarchique (vous, si tel est le cas) l’évalue à son tour sur la manière dont il s’acquitte de la réalisation des entretiens :
- prenez le temps d’étudier les fiches d’évaluation pour en tirer d’éventuelles conséquences en termes de proposition de modification du contrat de travail (fonctions, rémunération, etc.) ;
- étudiez les nécessités de formation des collaborateurs qui ressortent des synthèses d’entretien d’évaluation ;
- gardez à l’esprit qu’un suivi périodique est indispensable pour évaluer l’avancée des objectifs qui ont été ciblés durant l’entretien annuel.
Cette démarche de suivi montrera toute l’importance que vous donnez à l’entretien annuel d’évaluation et en fera un véritable outil d’évolution de l’entreprise et de ses salariés.